Her er manuelle processer og papir fortid Gevinsterne har været mange for Leki Aviation, der har automatiseret mange manuelle bogføringsprocesser og fravalgt papir i organisationen. Færre fejl, større gennemsigtighed og en betydelig reduktion i antallet af administrative timer er blandt de væsentligste gevinster, hvis man spørger Jens Bendevis Harrington, som er global finance manager i den internationale koncern med hovedkontor i København. Af Ivan Markvardt-Josefsen Efterhånden som Leki Aviation er vokset og har fået afdelinger i flere lande – herunder Singapore, Kina, Dubai, USA og Storbritannien – er også behovet for at få strømlinet flere af de interne processer i organisationen vokset. Den store mængde bilag og de mange trans- aktioner krævede meget manpower i virksomheden, der distribuerer flyreservedele til hele verden. Derfor igangsatte man i 2009 en gennemgribende afdækning af mulighederne for at rationalisere og automatisere. Her var koncernens cash management et af de vigtigste indsatsområder – herunder arbejdskapitalen. "Alene her i København kører vi ca. 13-15.000 kreditorfakturaer igennem på årsbasis. Dem sad vi tidligere og håndterede hundrede procent manuelt, og vi havde et væld af papirer i hele huset," mindes global finance manager Jens Bendevis Harrington. Han var en smule skeptisk over for indførslen af Document Capture – en it-løsning, der automatisk scanner fakturaoplysninger og sender dem til virksomhedens økonomisystem. Automatiseret og papirløst "Jeg har tidligere arbejdet med noget lignende, og det var et meget tungt system, der ikke fungerede særlig godt. Samtidig koster det selvfølgelig ressourcer i en hverdag, der i forvejen er travl, at indføre et nyt system. Men leverandøren lovede, at det ville hjælpe os rigtig meget, så vi indgik i en testfase her i København ultimo 2013 for at se det an. Og vi indså ret hurtigt, at leverandøren havde ret. Selv om det selvfølgelig ikke bare var ligetil, var det faktisk relativt nemt og intuitivt at bruge Document Capture, som har sparet os for rigtig mange manuelle processer," konstaterer Jens Bendevis, der har fået systemet rullet ud i hele koncernen. "Når der i dag lander en faktura på e-mail, flytter medarbejderen den simpelthen bare over i en særlig indbakke. Derfra henter systemet selv dokumentet. Kommer fakturaen i papirform, scanner vi den direkte ind i systemet og smider papiret ud. Systemet aflæser helt automatisk de relevante oplysninger fra fakturaerne, og vi skal blot kvalitetstjekke 3
Download PDF fil