Fakta data og afvente bogføring. Det er en kæmpe lettelse, at det manuelle tastearbejde er gjort. Samtidig har vi ikke papirer, der cirkulerer rundt i huset, og som risikerer at blive væk. Alt er elektronisk, og vi kan hele tiden gå ind og søge samt tjekke, hvad der ligger åbent," siger han og fortæller, at de mange timer, som det nye system har frigivet, svarer til en fuldtidsstilling i administrationen. "Gennem naturlig afgang har vi kunnet reducere en medarbejder ved at indføre Document Capture. Det var ikke et mål i sig selv, men det kom som en naturlig konsekvens, fordi der ganske enkelt ikke var timer nok til at opretholde stillingen og genbesætte den." Jens Bendevis for Payment Management, der er integreret i Navision og taler sammen med netbanken. Ved samme lejlighed fortalte hun desuden om endnu en papirløs løsning, der kunne lette håndteringen af rejseafregninger i den internationale organisation med mange rejsedage. "Mai-Britt fortalte mig om Acubiz, som flere af hendes kunder havde indført og var glade for. Efter hendes overbevisning fungerede det rigtig godt, og jeg besøgte derfor Acubiz i Allerød og fik en præsentation af systemet. Jeg var ret imponeret. Alle, der har med rejseafregning at gøre – inklusive mig selv – ved, hvor stor en udfordring det kan være både at få afstemt og afleveret alle bilag. Med Acubiz laver du det indledende arbejde på din telefon; tager et billede af regningen, indtaster nogle få oplysninger og sender det ind i Acubiz. Her ligger alle bilag samlet i elektronisk form, når du så skal lave rejseafregningen, som ryger direkte over i Navision. Det er blevet nemt og lækkert for medarbejderne, og det har givet os et godt overblik," fortæller Jens Bendevis. Leki Aviation distribuerer reservedele til fly – primært større flytyper til kommerciel luftfart af mærkerne Airbus og Boeing. Fra sine strategisk placerede lokaliteter i Singapore, Kina, Dubai, Florida og Storbritannien samt hovedkontoret i København dækker virksomheden hele verden. Adm. direktør Kim Krøjby stiftede Leki Aviation i 1990. Den familieejede virksomhed, der omsætter for 500 mio. kr. årligt, oplever fortsat vækst og beskæftiger ca. 100 ansatte. Læs mere på www.lekiaviation.com Styr på betalinger og afregninger Leki Aviation anvender Navision på tværs af koncernen med fælles kontoplan og en udvidelse i form af bankmodulet Payment Management, der ifølge Jens Bendevis har medført et højere kvalitetsniveau i betalinger til virksomhedens mange leverandører: "Det har sat vores betalinger mere effektivt i system. Vi producerer ikke selv, og vi er derfor i høj grad afhængig af at have et godt forhold til vores leverandører. Vi har rigtig mange leverandører, og vi skal selvfølgelig betale alle vores regninger til tiden. Hvor vi før havde et stort antal manuelle transaktioner, fordi vi sad og lagde betalinger manuelt ind i banken, som vi bagefter bogførte manuelt – i mange tilfælde enkeltvist – laver vi i dag en samlet betaling om ugen med alt, der ligger til forfald. Og når betalingerne er sendt til banken og godkendt, skal vi blot trykke 'bogfør', så bogfører systemet også selv alle betalingerne. Kvaliteten er væsentlig højere, fordi vi overfører korrekt hver gang, og vi sparer samtidig rigtig meget tid." Det var virksomhedens cash management-rådgiver i Jyske Bank, Mai-Britt Siebert, som introducerede Kom hellere i gang i dag end i morgen Han er ikke blind over for, at automatisering og effektivisering af disse processer koster ressourcer. Det har det også gjort i Leki Aviation, men ikke noget, der kan måle sig med gevinsterne. "Dette her er kun en start for os. Vi kommer til at bygge mere på, efterhånden som virksomheden bliver endnu større, og vi får andre behov. Det kan måske være svært at tage beslutningen, fordi du kan være i tvivl om konsekvenserne: Hvor meget tid kommer det her til at tage ud af en hverdag, hvor du i forvejen er bundet godt op? Hvor mange ressourcer kan vi tillade os at allokere til sådan et projekt, uden at det går ud over den daglige drift?" spørger han og nævner desuden udgifter til bl.a. softwarelicenser og it-konsulenttimer til implementering og oplæring. "I forhold til besparelsen er selve udgiften lille. Men også rent tidsmæssigt er investeringen godt givet ud. Det er bestemt min anbefaling, at man kommer i gang med at få afsøgt de her muligheder og virksomhedens behov. Hellere i dag end i morgen. Næsten alle virksomheder kan have gavn af en smartere håndtering af betalinger, kreditorfakturaer osv. Og du kan passende tage en snak med din bank og høre om deres erfaringer inden for cash management. Du kan opnå meget værdifuld sparring den vej," lyder anbefalingen fra Jens Bendevis. Jens Bendevis Harrington Jens Bendevis Harrington er global finance manager i Leki Aviation. 4
Download PDF fil